Ahora puedes integrar Airtable con Reportei e incorporar a tus informes y dashboards los datos que organizas en tus bases. Así, los leads, ventas, contenidos, proyectos y campañas aparecerán junto a las demás métricas del cliente.
👉🏻 La integración con Airtable está disponible a partir del plan Premium.
Qué es Airtable
Airtable es una plataforma que combina una hoja de cálculo con una base de datos. La información se organiza en bases, y cada base contiene tablas. Cada tabla almacena registros con campos de texto, números, fechas o selección.
Además, Airtable dispone de vistas (views), que son visualizaciones guardadas de una tabla, con sus propios filtros y criterios de ordenación. Por ejemplo, una vista que muestre solo los leads de este mes.
👉🏻 A diferencia de otras integraciones, Airtable no tiene métricas fijas, porque cada empresa organiza su base a su manera. En Reportei funciona como Google Sheets: es una integración de datos personalizados en la que tú creas las métricas.
🔑 Cómo crear el token de acceso en Airtable
La conexión utiliza un token de acceso personal de Airtable. Para crearlo:
- En Airtable, accede a Builder hub > Personal access tokens y haz clic en Create new token.
- Añade los permisos de lectura de los registros, de la estructura de las bases y del correo electrónico: data.records:read, schema.bases:read y user.email:read.
- Concede al token acceso a las bases que utilizarás en los informes.
- Copia el token.
👉🏻 Airtable muestra el token una sola vez, cuando se crea. Guárdalo antes de cerrar la pantalla.
🔗 Cómo conectar Airtable con Reportei
- Ve a Gestionar integraciones y selecciona Airtable.
- Pega el token en el formulario de integración.
- Elige la tabla o vista que utilizarás en el informe.
La lista muestra las tablas y vistas de todas las bases a las que tiene acceso el token. A su lado aparece el correo electrónico del propietario del token. Las vistas de tipo formulario no se muestran, porque no almacenan datos para los informes.
📊 Cómo crear las métricas
Después de elegir la tabla o vista, el proceso es el mismo que con Google Sheets:
- Reportei lee la tabla e identifica las columnas.
- Revisa cómo debe interpretarse cada columna: número, fecha, texto, etc.
- Crea las métricas en el mismo editor de Google Sheets, manualmente o con Crear métricas, que utiliza IA para sugerir métricas a partir de los datos.
Como Airtable ya indica el tipo de cada campo —número, fecha, texto o selección—, Reportei empieza con las columnas clasificadas. Es decir, solo tienes que revisar la clasificación. Después, continúa para crear las métricas.
Una vez creadas las métricas, puedes utilizar Airtable en informes y dashboards como cualquier otra fuente: presentar cifras, gráficos y tablas, y filtrar por el período analizado.
Límites y recomendaciones
Hasta 2.500 registros a la vez: Reportei lee hasta 2.500 registros a la vez. Si la tabla o vista supera esa cantidad, el informe muestra un aviso en lugar de cifras parciales. Para bases más grandes, utiliza una vista filtrada, por ejemplo, con los registros del año actual. Cuando las métricas utilizan la misma columna de fecha, el límite solo se aplica a los registros del período analizado.
Plan Free de Airtable: Los espacios de trabajo del plan Free de Airtable disponen de 1.000 llamadas a la API al mes. Este límite puede no ser suficiente para informes que se actualizan con frecuencia.
Límite de solicitudes: Cuando se alcanza el límite de solicitudes de Airtable, aparece un aviso que te pide esperar 30 segundos y hacer clic en Intentar de nuevo.
Actualización de los datos: Los cambios en los datos de Airtable pueden tardar hasta un minuto en aparecer en el informe.
Zona horaria. El filtro de período interpreta las fechas de la tabla con la zona horaria del proyecto en Reportei.
Avisos que pueden aparecer
- Tabla no encontrada: aparece cuando se elimina la tabla o cuando el token pierde el acceso a ella.
- Campo eliminado: si eliminas un campo en Airtable, solo dejarán de funcionar las métricas que lo utilizan. Las demás seguirán funcionando normalmente.
- Reconexión: Reportei solo solicita volver a conectar la integración cuando el token se revoca o deja de ser válido.
Preguntas frecuentes
¿Por qué Airtable no tiene métricas predefinidas?
Porque cada empresa organiza su base a su manera. Por eso, como en Google Sheets, creas las métricas a partir de las columnas de la tabla.
¿Puedo utilizar una vista en lugar de toda la tabla?
Sí. Es la mejor opción para bases de más de 2.500 registros: crea una vista con un filtro y utilízala en el informe.
He perdido el token. ¿Qué hago?
Airtable solo muestra el token una vez. En ese caso, crea uno nuevo en Airtable y úsalo en la integración.