Saiba por que não acompanhar seus resultados em um dashboard no Excel

Criar um dashboard no Excel (ou no Google Sheets) ainda é uma das formas mais procuradas por profissionais de marketing digital para manter o controle dos resultados de seus projetos.

Afinal, a plataforma possui um custo muito baixo, é utilizada há anos pela maioria das empresas e permite a elaboração de inúmeras planilhas, gráficos e fórmulas. 

Porém, com o desenvolvimento do marketing digital e a facilidade de acessar e mensurar os dados obtidos nas mais diversas mídias sociais, talvez ter um dashboard no Excel não seja a maneira mais prática de acompanhar as métricas e KPIs das suas estratégias.

Por isso, neste artigo, você vai conferir 7 motivos para não apostar nessa ferramenta, levando em consideração sua usabilidade, funcionalidade e a experiência de comunicação que proporciona ao seu cliente. Confira a lista abaixo!

1. Não é muito prático criar um dashboard no Excel do zero

Como primeiro motivo, não poderíamos deixar de falar sobre a falta de praticidade ao criar um dashboard no Excel do zero. 

Uma vez que as planilhas podem tomar diversas formas ao registrar dados e precisam se adequar ao modelo mais alinhado às necessidades da sua agência, isso significa que você precisará planejar toda essa estrutura para que ela seja fácil de entender e atualizar.

Sendo assim, é preciso dedicar horas ao planejamento e construção do seu dashboard, para que não faltem informações e todas as fórmulas estejam funcionando a todo vapor. 

No fim das contas, esse formato, apesar de poder ser replicado para outros clientes depois, não possui um processo muito simples e pode fazer sua equipe perder muito em produtividade, como falaremos no tópico 4.

2. O design não é o ponto forte da ferramenta

É verdade que o Excel possibilita a criação e personalização de diferentes tabelas, gráficos e outros recursos da plataforma. Porém, isso não significa que o design seja seu ponto forte.

Como permite o desenvolvimento de muitas planilhas e possui diversas funcionalidades relacionadas ao layout, é preciso tomar muito cuidado para que as informações não se percam ou dificultem o entendimento

Se você, sua equipe ou seus clientes não conseguirem bater o olho e, de cara, compreender os dados presentes, isso pode gerar ainda mais perda de tempo e falhas na comunicação desses resultados.

3. Não permite atualização automática dos dados

Por não ter integração com as mídias que você trabalha, o dashboard no Excel não possibilita a coleta e atualização automática das métricas

Isso quer dizer, então, que de tempos em tempos você e sua equipe precisam estar preparados para fazer esse registro de forma manual.

Ou seja, é preciso abrir todos os painéis de relatórios dessas plataformas, recolher as informações mais importantes, adicioná-las à planilha de cada cliente e, por fim, fazer sua análise. 

Parece complicado, não é mesmo? É essa questão da atualização manual, junto à criação pouco prática de dashboards no Excel, que nos leva ao tópico a seguir: o consumo de tempo.

4. Consome bastante tempo da equipe

Se você não tem praticidade para criar seu dashboard no Excel e muito menos para atualizar as informações, isso significa que a sua equipe terá que gastar muito tempo no processo de coleta e registro de dados.

Como consequência, a produtividade cairá bastante, é claro. Ou seja, as horas gastas na busca de resultados em cada mídia e preenchimento das células poderiam ser todas aproveitadas para análises ainda mais profundas sobre o projeto e definição de novas ações.

Quanto mais tempo a sua equipe tiver para ser estratégica, melhores serão o retorno dos esforços e marketing e a comunicação com os clientes.

5. As planilhas não são muito intuitivas

A verdade precisa ser dita: com tantas fórmulas e funcionalidades para a criação de tabelas e gráficos, as planilhas se tornam mais difíceis de lidar, principalmente para quem não está acostumado.

Até mesmo quando a agência possui um modelo pronto de dashboard em Excel, acontece de, eventualmente, os profissionais sentirem um pouco de dificuldade ao preencherem as informações ou criarem novos gráficos.

Não se trata apenas de bater o olho e saber o que fazer, mas às vezes é preciso pesquisar e até realizar cursos para entender melhor a ferramenta.

6. Os recursos avançados exigem especialização

Se para fazer o básico a planilha não é tão intuitiva, imagina para mexer em recursos mais avançados de fórmulas e gráficos! 

Quanto mais o seu dashboard tiver que evoluir para estar alinhado às necessidades dos projetos, mais dificuldade você pode ter no processo de criar e registrar novas tabelas. 

Não é à toa que existem diversos cursos de especialização de Excel. Eles realmente ajudam a se aprofundar nas inúmeras funcionalidades da plataforma. 

Mas será que, ao investir nesses cursos e passar por essas dificuldades, a motivação inicial relacionada ao baixo custo da ferramenta realmente vai continuar valendo a pena?

7. Nem sempre facilita a comunicação de dados com seu cliente

Por fim, não poderíamos deixar de falar sobre um ponto muito importante: a comunicação dos dados com o cliente. Afinal, o dashboard também existe para que os decisores tenham acesso fácil a seus resultados, certo?

No caso de uma planilha, isso não acontece de uma maneira tão simples assim. Primeiramente, porque para mostrar ao cliente, você precisa mostrar o documento no Excel ou em formato PDF (ou compartilhar via Google Sheets). 

Em qualquer uma das três opções — mesmo que o Google Sheets permita uma atualização em tempo real —, seu cliente não terá total liberdade ou facilidade para visualizar essas métricas

Pode ser até que, em muitos casos, ele nem tenha acesso a dados muito recentes, já que a coleta de informações não acontece automaticamente. Além disso, nesse formato, a comparação de períodos também fica defasada. 

Isso, então, pode fazer com que o cliente tenha dificuldades de entender o que está acontecendo no projeto e, a longo prazo, não valorize tanto a parceria com a agência ou freelancer, por exemplo.

Como solucionar a questão do dashboard no Excel então?

Bem, se você chegou até aqui e percebeu que criar um dashboard no Excel pode ser mais trabalhoso e mais caro que o previsto, então chegou a hora de buscar outras soluções.

Atualmente, existem diversas plataformas que conseguem coletar dados de mídias sociais automaticamente e registrá-los em um dashboard por você, facilitando o trabalho da sua equipe e o contato com seu cliente.

Aqui no Reportei, por exemplo, lançamos recentemente essa funcionalidade. Além de ser bastante parecido com nossos relatórios, o dashboard pode ser:

  • criado de maneira intuitiva e para analisar métricas de várias mídias, como Facebook, Instagram, LinkedIn, Google Ads, Analytics, Search Console, RD Station e muito mais;
  • gerar informações ou comparações de diversos períodos;
  • ser atualizado a qualquer momento (inclusive pelo próprio decisor do projeto);
  • e ganhar um template personalizado para cada projeto, de acordo com as mídias e métricas mais importantes para ele.

Bateu a curiosidade para conhecer essa ferramenta e fugir do dashboard no Excel? Então clique aqui e confira seus benefícios!

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