Em meio à rotina acelerada de um Social Media, as ferramentas de produtividade têm se tornado cada vez mais as melhores amigas de quem quer realizar entregas com eficácia.
É claro que não há uma receita de bolo que faça você ser produtivo da noite para o dia, mas existem métodos que auxiliam no aumento do seu rendimento, levando em consideração as suas necessidades.
Neste artigo, separamos 8 técnicas e ferramentas de produtividade ideais para quem é freelancer e deseja organizar de forma mais efetiva a rotina de trabalho.
O melhor de tudo é que todas elas possuem planos gratuitos e básicos que serão perfeitos para o seu orçamento. Confira!
Aplicativos e métodos para administrar suas tarefas
Antes de tudo, precisamos deixar claro que ser produtivo não significa, necessariamente, fazer muito em pouco tempo.
É necessário entender que nem todo mundo consegue dar conta, simultaneamente, de muitas tarefas e que a organização é essencial para quem não quer lidar com a sensação de que deixou serviços pendentes ao fim do expediente.
De acordo com um estudo realizado pela Universidade de Utah, apenas 2,5% das pessoas conseguem, de fato, ser multitarefa e realizar suas atividades com a eficácia necessária.
Mas se você não faz parte desse grupo e está inserido nos 97,5% que têm dificuldade em dar atenção a várias tarefas ao mesmo tempo, não tem problema.
Nós separamos 8 ferramentas de produtividade que irão auxiliar na organização das suas atividades para que você estabeleça prioridades e mantenha o foco durante o seu horário de trabalho.
Confira cada uma delas e entenda por que são indispensáveis para uma rotina mais produtiva:
1. Get Things Done (GTD)
Criada pelo consultor e especialista em produtividade David Allen, essa metodologia reúne táticas que auxiliam, de forma simples, no controle de todas as tarefas que devem ser feitas ao longo do dia.
O objetivo principal do GTD é fazer com que as pessoas “esvaziem suas mentes” para que visualizem suas atividades cotidianas de uma forma racional e as controlem a partir disso.
Com isso, deixamos de pensar em tudo ao mesmo tempo e definimos com mais facilidade quais são nossas prioridades.
O GTD é feito a partir de cinco etapas que são essenciais para sua eficácia:
- Capturar todas as ideias que estão na sua cabeça e registrá-las em um local que ajude você a lembrar delas posteriormente, como um papel;
- Direcionar seu foco para a análise de cada uma das tarefas que capturou para conseguir planejá-las de acordo com as suas necessidades;
- Organizar as atividades em listas, levando em consideração as características de cada demanda para entender o que deve ser feito e em que momento;
- Planejar o que será feito e definir prioridades, refletindo sobre a forma como o todo funcionará;
- E, por fim, deve-se executar com significado e realizar cada tarefa com foco naquele momento, sem se preocupar com obrigações futuras.
Não é à toa que o GTD se baseia no conceito de “mente clara como água”. Com a ajuda de papel e caneta ou de aplicativos de organização de tarefas, você consegue, facilmente, fazer as coisas acontecerem na sua rotina.
2. Todoist
Chega de se preocupar com as tarefas que tem para fazer todos os dias! O Todoist faz exatamente o que o GTD propõe: tira as ideias da cabeça e as organiza em listas que ajudam no seu planejamento.
A proposta do aplicativo é que ele lembre tudo por você, possibilitando o gerenciamento de suas atividades em diferentes dispositivos, mesmo que esteja offline.
Além de permitir que você priorize tarefas importantes e direcionar o seu foco para elas, o Todoist também acompanha o progresso da sua produtividade a partir da definição de objetivos diários e semanais.
3. Trello
O Trello é uma ferramenta de produtividade colaborativa, na qual você consegue organizar atividades e monitorar, de forma simples e visual, o que deve ser feito, as tarefas em andamento e o que já foi concluído.
Para isso, o Trello separa a sua lista em quadros e as suas atividades em cartões, que podem ser preenchidos com checklists e ajudam a gerenciar os prazos.
Essa ferramenta permite, ainda, que você armazene documentos importantes sobre o seu projeto a partir do seu computador, do Google Drive, DropBox, Box e OneDrive.
4. Evernote
Por acumular muitas funções em apenas um lugar e proporcionar um gerenciamento prático, o Evernote é o queridinho das ferramentas de produtividade.
O aplicativo não só permite que você organize todo o seu trabalho, como também oferece espaço para armazenamento de documentos, integração com outros aplicativos e compartilhamento de informações.
As notas disponibilizadas pelo usuário são sincronizadas em tempo real, quando há conexão com a internet, e podem ser acessadas de qualquer dispositivo.
5. Pipefy
Quer controlar todo o seu fluxo de trabalho e concentrar as suas tarefas em processos completos e bem definidos? Então o Pipefy é o aplicativo certo para você!
O diferencial dessa ferramenta é que ela permite que você gerencie processos específicos, relacionados a diferentes áreas de atuação, como marketing, vendas e finanças.
No marketing de conteúdo, por exemplo, ela oferece um passo a passo para que você não se esqueça de nenhuma etapa durante a produção de conteúdo para seus clientes.
Ferramentas de produtividade essenciais para gerenciar seu tempo
Às vezes acontece de conseguirmos organizar todas as nossas tarefas e, mesmo assim, não termos o foco e o tempo necessários para executá-las da forma que planejamos.
Por isso, separamos outras três ferramentas de produtividade que também possuem pacotes gratuitos e podem auxiliar no controle do seu tempo de trabalho:
6. Rescue Time
Para que você possa gerir seu tempo de forma eficaz e encontrar formas de ser mais produtivo, primeiro deve entender de que maneira suas horas de trabalho são divididas entre as tarefas importantes e a procrastinação.
O Rescue Time é uma das ferramentas de produtividade que ajudam você nessa missão, porque calcula o tempo você gasta com sites relacionados às suas atividades e com entretenimento.
Ao fim do período de análise, você consegue visualizar o quanto rende em seu expediente e quais distrações estão criando barreiras para uma rotina de trabalho eficaz.
7. Toggl
O monitoramento de tempo também é um ótimo aliado para quem deseja descobrir quantas horas gasta em cada projeto e otimizar o fluxo de trabalho.
Com o aplicativo Toggl, é possível gerar relatórios que apontam quanto tempo foi investido em cada tarefa dos seus clientes e ter a base necessária para precificar os seus serviços de acordo com o seu esforço.
8. Pomodoro
Essa é uma das técnicas mais eficientes quando falamos sobre ferramentas de produtividade e gerenciamento de tempo.
A proposta do Pomodoro é que você passe 25 minutos totalmente focado na tarefa que deve realizar e, posteriormente, tenha cinco minutos de descanso.
Apesar de parecer um tempo curto para produzir, você consegue se concentrar mais nas atividades que são realmente importantes e controlar os seus momentos de pausa, evitando distrações muito longas.
Existem diversas ferramentas de produtividade que ajudam a gerenciar seu tempo por meio da técnica Pomodoro, como o Tomato Timer e o Pomello – que só funciona sincronizado ao Trello.
Vale lembrar que cada método ou aplicativo para gerenciar tempo e tarefas possui suas particularidades.
Isso significa que, na hora de escolher as ferramentas de produtividade, você precisará identificar as que se adaptam com mais facilidade às suas necessidades.
Com a devida organização e monitoramento, você terá mais praticidade e agilidade na hora de planejar posts, marcar reuniões, produzir conteúdo e gerar relatórios de redes sociais e marketing digital.
Dessa forma, você conseguirá, inclusive, ter mais tempo livre para prospectar clientes, iniciar novos projetos e aprimorar seus conhecimentos continuamente.
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