Precisando de ferramentas de produtividade para aumentar a eficiência da equipe? Veja nossa lista com as melhores dicas!
Em um mercado cada vez mais focado em eficiência, qualidade e entregas estratégicas, como é o caso do segmento de marketing digital, ter ferramentas de produtividade à disposição da equipe vem se tornando parte essencial da rotina de trabalho.
Isso porque, com essas ferramentas, é possível fazer uma melhor gestão do tempo, assim como definir as prioridades de cada dia e eliminar tarefas repetitivas e manuais para focar no que realmente importa: os resultados gerados para os clientes.
Portanto, se você faz parte de uma agência ou é freelancer e ainda não utiliza ferramentas de organização e produtividade na rotina, saiba que pode estar perdendo tempo e, principalmente, dinheiro.
Abaixo, listamos 10 dos melhores apps para ajudar a aumentar a eficiência da sua empresa. Acompanhe!
10 ferramentas de produtividade para a sua rotina
Seja para medir o tempo gasto em tarefas, ajudar a focar nas entregas ou organizar as atividades do dia, há inúmeras ferramentas de produtividade que podem transformar a rotina de pequenas agências e freelancers.
Sendo assim, em nossa lista, elencamos sete diferentes tipos para você escolher de acordo com o que mais faz sentido para os seus hábitos e os da sua equipe. Vale a pena conferir:
1. RescueTime
Quando falamos de produtividade, logo vem à mente o tempo gasto com tarefas versus o tempo gasto com procrastinação, não é mesmo?
Em muitos casos, essas horas são difíceis de mensurar e, com isso, fica complicado definir planos de ação para aumentar a eficiência no cotidiano. Por isso, a ferramenta de produtividade RescueTime existe com a função oferecer metas diárias de foco no trabalho, ajudando a evitar distrações.
Com ela, você consegue rastrear automaticamente as atividades que realiza, receber alertas dos melhores momentos para trabalhar sem interrupções e saber quando está perdendo o foco ou tentando fazer várias tarefas ao mesmo tempo.
Por fim, você pode conferir relatórios completos com essas informações e definir estratégias para evitar as distrações e a procrastinação ao longo do dia. Incrível, não é mesmo?
2. Tomato Timer
Ao reconhecer a necessidade de ter um tempo mais produtivo, uma ferramenta de produtividade que ajude a focar nas tarefas mais importantes pode fazer toda a diferença.
Por exemplo, uma das técnicas mais conhecidas para isso é a Pomodoro, que propõe 25 minutos de foco em uma atividade seguidos de 5 ou 10 minutos de descanso.
Mesmo que a tarefa não seja terminada, essa pausa é ideal para relaxar e evitar distrações maiores nas horas em que você precisa ser mais produtivo e manter a concentração.
Uma das ferramentas de produtividade mais populares para essa técnica é o Tomato Timer. Basta acessar a página gratuitamente e selecionar a opção “Pomodoro” para começar a monitorar os 25 minutos.
3. Trello
Uma das ferramentas de organização e produtividade mais populares do mercado, o Trello ajuda freelancers e equipes de agência a gerenciar projetos por meio do modelo Kanban.
É possível criar quadros específicos para cada cliente, com listas e cartões para organizar as atividades. Nesses cartões, inclusive, você consegue definir datas de entrega, salvar briefings, adicionar os responsáveis e anexar arquivos, mantendo tudo organizado em um só lugar.
Além disso, o Trello tem uma versão gratuita, que já ajuda muito na gestão de tarefas, e pode ser integrado a outras ferramentas, como o Drive, o Dropbox e o Slack.
4. Microsoft To Do
Também focado em organização de tarefas, o Microsoft To Do é um aplicativo que ajuda a não perder o foco no trabalho. Com ele, você conta com um planejador diário inteligente, que oferece as melhores sugestões para as atividades diárias e semanais.
Há, ainda, a possibilidade de organizar as tarefas com prazos, lembretes ou compartilhar listas com a sua equipe, fazendo com que todos estejam na mesma página.
O Microsoft To Do também se destaca por ser um app multiplataforma, o que facilita para que você acompanhe sua lista de atividades de onde estiver, seja pelo computador ou pelo celular. A ferramenta faz parte do Microsoft 365 e integra-se com diversos outros aplicativos do pacote.
5. Toggl
Lembra que falamos anteriormente que não se preocupar com produtividade faz com que você perca tempo e dinheiro? Então, é justamente nesse ponto que o Toggl torna sua rotina mais eficiente.
Por meio de três ferramentas de produtividade, ele ajuda você a valorizar sua hora de trabalho e organizar as tarefas diárias sem esforço. Veja quais são elas:
- Toggl Track, que ajuda a medir o tempo gasto em cada tarefa e, consequentemente, precificar melhor os projetos vendidos por freelancers ou agências;
- Toggl Plan, que otimiza a rotina da equipe e organiza as tarefas do dia a dia;
- Toggl Hire, uma plataforma de contratação remota, que ajuda a avaliar candidatos, testá-los e contratá-los à distância.
6. Forest
Quem disse que as ferramentas de produtividade precisam ser chatas? Com o app Forest, a missão de se manter focado no trabalho se torna muito mais divertida e eficiente.
Isso porque ele propõe que, toda vez que precisar focar em algo, você plante uma árvore. Para que ela cresça, você precisa manter o foco na sua atividade durante o tempo definido. Caso não consiga e deixe o app no meio do caminho, a árvore morre.
Sendo assim, quanto mais focado você estiver, mais suas árvores vão crescendo e sua floresta vai ganhando forma.
O mais legal é que o jogo também ajuda na plantação de árvores na vida real. Por meio de uma estratégia de ganho de moedas virtuais, você pode fazer doações para a organização Trees For The Future e incentivar o plantio de árvores em outros países.
Ferramentas de produtividade do Reportei
Agora é hora de ir além e conhecer outras quatro ferramentas de produtividade desenvolvidas pelo Reportei que vão ajudar a alavancar os resultados da sua agência. Spoiler: a maioria delas é totalmente gratuita!
7. Calculadora de Precificação
Uma das maiores dores de freelancers e agências é o momento de calcular os preços a serem cobrados por seus serviços. Sempre bate aquela dúvida se você está cobrando um valor que compensa as horas trabalhadas, certo?
Para ajudar a acelerar esse processo, criamos a calculadora de precificação: uma ferramenta que sugere preços baseados em dados de mais de 150.000 agências e freelas que já a utilizaram.
Basta responder as perguntas sobre os seus serviços e o seu mercado para receber um orçamento pronto ao final. Mesmo assim, se as dúvidas permanecerem depois, você ainda pode conferir o Precifiquei: curso completo sobre precificação da Reportei Academy!
8. Gerador de Contratos
Com o preço já definido e a proposta aceita pelo cliente, vem a dúvida sobre como criar um contrato de serviços que seja bom para as duas partes, garantindo segurança e alinhamento com o cliente.
Então, nossa segunda sugestão de ferramenta de produtividade gratuita do Reportei é o Gerador de Contratos. Em apenas alguns minutos e com poucos cliques, você cria um contrato completo de marketing digital, evitando, assim, futuras dores de cabeça!
Ao terminar, você poderá baixá-lo como um documento aberto e, se sentir necessidade, editar alguma parte para que fique mais alinhada aos seus serviços e ao combinado com o cliente.
9. Será que vale a pena?
Calma, essa não é uma pergunta sobre as ferramentas listadas acima, mas sim sobre o seu cliente. Será que aquela conta que exige tanto do seu dia a dia vale a pena?
Essa calculadora novíssima desenvolvida pelo Reportei ajuda a analisar a relação entre o tempo gasto em um determinado projeto e o retorno financeiro que ele te dá, mostrando se ele vale a pena para a produtividade da sua empresa ou se está gerando prejuízos.
O melhor de tudo é que você pode combinar a nossa ferramenta com uma plataforma de rastreamento de tempo, como o Toggl Track, para obter dados mais precisos sobre as tarefas realizadas nos projetos.
10. O próprio Reportei
Ué, mas o Reportei não é uma ferramenta de automação de relatórios? Sim, você tem razão. Mas nossa proposta é exatamente fazer com que você pare de perder tempo com tarefas manuais e direcione sua atenção para o que realmente importa: resultados e decisões estratégicas.
Com isso, você ganha em produtividade, aumenta a qualidade dos serviços ofertados e tem a possibilidade de crescer em número de clientes.
Dessa forma, a nossa ferramenta de produtividade agiliza a coleta de informações das redes sociais e você passa a trabalhar com relatórios personalizados, que simplificam o entendimento do cliente sobre os resultados gerados para ele.
Duvida? Nós te convidamos a fazer um teste grátis de 3 dias e aproveitar todos os nossos recursos de automação de relatórios.
