Descubre por qué no seguir tus resultados de marketing digital en un dashboard en Excel
Crear un dashboard en Excel o en Google Sheets aún es una de las formas más buscadas por los profesionales de marketing digital para mantener el control de los resultados de sus proyectos.
Al fin y al cabo, la plataforma tiene un costo muy bajo, ha sido utilizada durante años por la mayoría de las empresas y permite la elaboración de innumerables hojas de cálculo, gráficos y fórmulas.
Sin embargo, con el desarrollo del marketing digital y la facilidad para acceder y medir los datos obtenidos en las más diversas redes sociales, tal vez tener un dashboard en Excel no sea la manera más práctica de seguir las métricas y KPIs de tus estrategias.
Por eso, en este artículo verificarás 7 razones para no apostar por esa herramienta teniendo en cuenta su usabilidad, funcionalidad y la experiencia de comunicación que proporciona a tu cliente. Verifica la lista a continuación:
1 No es muy práctico crear un dashboard en Excel desde cero
Como primer motivo, no podríamos dejar de hablar sobre la falta de practicidad al crear un dashboard en Excel desde cero.
Dado que las hojas de cálculo pueden tomar diversas formas al registrar datos y necesitan adaptarse al modelo más alineado con las necesidades de tu agencia, esto significa que necesitarás planificar toda esa estructura para que sea fácil de entender y actualizar.
Por lo tanto, es necesario dedicar horas a la planificación y construcción de tu dashboard para que no falten informaciones y todas las fórmulas estén funcionando a pleno rendimiento.
Al final de cuentas, este formato, a pesar de poder ser replicado para otros clientes, no tiene un proceso muy simple y puede hacer que tu equipo pierda mucho en productividad, como hablaremos en el ítem 4.
2 El diseño no es el punto fuerte de la herramienta
Es cierto que Excel permite la creación y personalización de diferentes tablas, gráficos y otros recursos de la plataforma. Sin embargo, eso no significa que el diseño sea su punto fuerte.
Como permite el desarrollo de muchas hojas de cálculo y tiene diversas funcionalidades relacionadas al diseño, se debe tener mucho cuidado para que las informaciones no se pierdan o dificulten la comprensión.
Si tú, tu equipo o tus clientes no consiguen ver y de inmediato comprender los datos presentes, esto puede generar aún más pérdida de tiempo y fallas en la comunicación de esos resultados.
3 No permite la actualización automática de los datos
Al no tener integración con las redes con las que trabajas, el dashboard en Excel no posibilita la recopilación y actualización automática de las métricas.
Eso quiere decir que de vez en cuando tú y tu equipo deben estar preparados para hacer este registro de manera manual.
Es decir, es necesario abrir todos los paneles de informes de estas plataformas, recopilar la información más importante, añadirla a la hoja de cálculo de cada cliente y finalmente hacer su análisis.
Parece complicado, ¿verdad? Es esta cuestión de la actualización manual junto con la creación poco práctica de dashboards en Excel lo que nos lleva al siguiente ítem, el consumo de tiempo.
4 Consume bastante tiempo del equipo
Si no tienes la práctica para crear tu dashboard en Excel y mucho menos para actualizar la información, esto significa que tu equipo tendrá que gastar mucho tiempo en el proceso de recopilación y registro de datos.
Como consecuencia, la productividad disminuirá considerablemente, por supuesto. Es decir, las horas gastadas en la búsqueda de resultados en cada red y el llenado de las celdas podrían ser todas aprovechadas para análisis aún más profundos sobre el proyecto y definición de nuevas acciones.
Cuanto más tiempo tenga tu equipo para ser estratégico, mejores serán el retorno de los esfuerzos de marketing y la comunicación con los clientes.
5 Las hojas de cálculo no son muy intuitivas
La verdad debe ser dicha: con tantas fórmulas y funcionalidades para la creación de tablas y gráficos, las hojas de cálculo se vuelven más difíciles de manejar, especialmente para quien no está acostumbrado.
Incluso cuando la agencia tiene un modelo listo de dashboard en Excel, ocurre que eventualmente los profesionales sienten un poco de dificultad al completar la información o crear nuevos gráficos.
No se trata solo de echar un vistazo y saber qué hacer, sino que a veces es necesario investigar e incluso realizar cursos para entender mejor la herramienta.
6 Los recursos avanzados requieren especialización
Si para hacer lo básico la hoja de cálculo no es tan intuitiva, imagina para manejar recursos más avanzados de fórmulas y gráficos.
Cuanto más tenga que evolucionar tu dashboard para estar alineado con las necesidades de los proyectos, más dificultad puedes tener en el proceso de crear y registrar nuevas tablas.
No es de extrañar que existan diversos cursos de especialización de Excel. Ellos realmente ayudan a profundizar en las innumerables funcionalidades de la plataforma.
Pero, al invertir en estos cursos y pasar por estas dificultades, ¿realmente seguirá siendo válida la motivación inicial relacionada con el bajo costo de la herramienta?
7 No siempre facilita la comunicación de datos con tu cliente
Por último, no podríamos dejar de hablar sobre un punto muy importante: la comunicación de los datos con el cliente. Al fin y al cabo, el dashboard también existe para que los tomadores de decisiones tengan fácil acceso a sus resultados, ¿verdad?
En el caso de una hoja de cálculo, eso no ocurre de una manera tan simple. En primer lugar, porque para mostrar al cliente necesitas mostrar el documento en Excel, en formato PDF o compartirlo vía Google Sheets.).
En cualquiera de las tres opciones, incluso si Google Sheets permite una actualización en tiempo real, tu cliente no tendrá total libertad o facilidad para visualizar esas métricas.
Podría ser que en muchos casos ni siquiera tenga acceso a datos muy recientes ya que la recopilación de información no ocurre automáticamente. Además, en este formato la comparación de períodos también queda desfasada.
Esto entonces puede hacer que el cliente tenga dificultades para entender lo que está sucediendo en el proyecto y a largo plazo no valore tanto la asociación con la agencia o el freelancer, por ejemplo.
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¿Cómo solucionar entonces la cuestión del dashboard en Excel?
Bien, si has llegado hasta aquí y te has dado cuenta de que crear un dashboard en Excel puede ser más complicado y más costoso de lo previsto, entonces ha llegado la hora de buscar otras soluciones.
Actualmente existen diversas plataformas que pueden recopilar datos de redes sociales automáticamente y registrarlos en un dashboard por ti, facilitando el trabajo de tu equipo y el contacto con tu cliente.
Aquí en Reportei por ejemplo, lanzamos recientemente esta funcionalidad. Además de ser bastante parecido con nuestros informes, el dashboard puede ser
- Creado de manera intuitiva y para analizar métricas de varias redes como Facebook, Instagram, LinkedIn, Google Ads, Analytics, Search Console, RD Station y mucho más.
- Generar información o comparaciones de diversos períodos.
- Ser actualizado en cualquier momento, incluso por el propio tomador de decisiones del proyecto.
- Y obtener un template personalizado para cada proyecto de acuerdo con las redes y métricas más importantes para él.
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