Au milieu de la routine accélérée d’un Social Media , les outils de productivité sont devenus de plus en plus les meilleurs amis de ceux qui veulent réaliser des livraisons efficacement.
Bien sûr, il n’existe pas de recette miracle qui vous rende productif du jour au lendemain, mais il existe des méthodes qui aident à augmenter votre rendement en tenant compte de vos besoins.
Dans cet article, nous avons réuni 8 techniques et outils de productivité idéales pour les freelances qui souhaitent organiser de manière plus efficace leur routine de travail.
Le meilleur de tout, c’est qu’elles ont toutes des plans gratuits et de base qui seront parfaits pour votre budget. Découvrez-les.
Applications et méthodes pour gérer vos tâches
Tout d’abord, il est important de clarifier que d’être productif ne signifie pas nécessairement faire beaucoup en peu de temps.
Il est nécessaire de comprendre que tout le monde n’est pas capable de gérer simultanément de nombreuses tâches et que l’organisation est essentielle pour ceux qui ne veulent pas ressentir qu’ils ont laissé des tâches en suspens à la fin de la journée.
Selon une étude réalisée par l’ Université de l’Utah seuls 25 % des personnes parviennent réellement à être multitâches et à réaliser leurs activités avec l’efficacité nécessaire.
Mais si vous ne faites pas partie de ce groupe et êtes parmi les 97,5 % qui ont du mal à se concentrer sur plusieurs tâches en même temps, ce n’est pas un problème.
Nous avons sélectionné 8 outils de productivité qui vous aideront à organiser vos activités pour que vous établissiez des priorités et gardiez le focus pendant vos heures de travail.
Découvrez chacune d’elles et comprenez pourquoi elles sont indispensables pour une routine plus productive.
1. Get Things Done (GTD)
Créée par le consultant et spécialiste de la productivité David Allen, cette méthodologie rassemble des tactiques qui aident de manière simple à contrôler toutes les tâches à effectuer tout au long de la journée.
L’objectif principal du GTD est de permettre aux gens de vider leur esprit afin de visualiser leurs activités quotidiennes de manière rationnelle et de les contrôler à partir de là.
Ainsi, nous cessons de penser à tout en même temps et définissons plus facilement nos priorités.
Le GTD se compose de cinq étapes essentielles à son efficacité.
- Capturer toutes les idées présentes dans votre tête et les enregistrer dans un endroit qui vous aide à vous en souvenir plus tard, comme un papier.
- Diriger votre attention sur l’ analyse de chacune des tâches capturées pour pouvoir les planifier en fonction de vos besoins.
- Organiser les activités en listes en tenant compte des caractéristiques de chaque demande pour comprendre ce qui doit être fait et à quel moment.
- Planifier ce qui sera fait et définir les priorités en réfléchissant à la manière dont le tout fonctionnera.
- Et enfin, il faut exécuter avec signification et réaliser chaque tâche en se focalisant sur le moment présent sans se soucier des obligations futures.
Il n’est pas étonnant que le GTD repose sur le concept d’un esprit clair comme de l’eau. Avec l’aide de papier et crayon ou d’applications d’organisation de tâches, vous pouvez facilement faire avancer les choses dans votre routine.
2. Todoist
Fini de se préoccuper des tâches à faire chaque jour. Le Todoist fait exactement ce que le GTD propose : il sort les idées de la tête et les organise en listes qui aident dans votre planification.
La proposition de l’application est de tout mémoriser pour vous, permettant ainsi la gestion de vos activités sur différents appareils même hors ligne.
En plus de vous permettre de prioriser les tâches importantes et de focaliser votre attention sur elles, Todoist suit également le progrès de votre productivité grâce à des objectifs quotidiens et hebdomadaires.
3. Trello
L’ Trello est un outil de productivité collaborative dans lequel vous pouvez organiser les activités et suivre de manière simple et visuelle ce qui doit être fait, ce qui est en cours et ce qui a déjà été achevé.
Pour cela, Trello sépare votre liste en tableaux et vos activités en cartes pouvant être remplies avec des check-lists et aident à gérer les délais.
Cet outil vous permet également de stocker des documents importants relatifs à votre projet à partir de votre ordinateur, Google Drive, DropBox, Box et OneDrive.
4. Evernote
Pour accumuler de nombreuses fonctions en un seul endroit et offrir une gestion pratique, l’ Evernote est le chouchou des outils de productivité.
L’application non seulement vous permet d’organiser tout votre travail mais aussi offre un espace de stockage pour les documents, une intégration avec d’autres applications et un partage d’informations.
Les notes mises à disposition par l’utilisateur sont synchronisées en temps réel lorsqu’il y a une connexion Internet et peuvent être accessibles depuis n’importe quel appareil.
5. Pipefy
Vous voulez contrôler tout votre flux de travail et concentrer vos tâches dans des processus complets et bien définis ? Alors l’ Pipefy est la bonne application pour vous.
La particularité de cet outil est qu’il permet de gérer des processus spécifiques liés à différents domaines d’activité tels que le marketing, les ventes et les finances.
Dans le marketing de contenu, elle propose, par exemple, un guide étape par étape pour que vous n’oubliiez aucune étape lors de la production de contenu pour vos clients.
Outils de productivité essentiels pour gérer votre temps
Il arrive parfois que, même en organisant toutes nos tâches, nous n’ayons ni la concentration ni le temps nécessaires pour les exécuter comme prévu.
C’est pourquoi nous avons sélectionné trois autres outils de productivité qui possèdent également des forfaits gratuits et peuvent aider à contrôler votre temps de travail.
6. Rescue Time
Pour que vous puissiez gérer votre temps efficacement et trouver des moyens d’être plus productif, vous devez d’abord comprendre comment vos heures de travail sont réparties entre les tâches importantes et la procrastination.
L’ Rescue Time est l’un des outils de productivité qui vous aide dans cette mission car il calcule le temps que vous passez sur des sites liés à vos activités et à des loisirs.
À la fin de la période d’analyse, vous pouvez visualiser combien vous avez produit pendant vos heures de travail et quelles distractions créent des barrières pour une routine de travail efficace.
7. Toggl
Le suivi du temps est également un excellent allié pour ceux qui souhaitent découvrir combien d’heures sont passées sur chaque projet et optimiser le flux de travail.
Avec l’application Toggl, il est possible de générer des rapports indiquant combien de temps a été investi dans chaque tâche de vos clients et de disposer de la base nécessaire pour tarifer vos services en fonction de votre effort.
8. Pomodoro
C’est l’une des techniques les plus efficaces lorsqu’il s’agit d’outils de productivité et de gestion du temps..
La proposition du Pomodoro est que vous passiez 25 minutes totalement concentré sur la tâche à accomplir et que vous ayez ensuite cinq minutes de repos.
Bien que cela puisse paraître court pour produire, vous pouvez mieux vous concentrer sur des activités vraiment importantes et gérer vos pauses pour éviter de trop longues distractions.
Il existe différents outils de productivité qui aident à gérer votre temps grâce à la technique Pomodoro, comme le Tomato Timer et le Pomello qui ne fonctionne que synchronisé avec Trello.
Il est important de rappeler que chaque méthode ou application pour gérer le temps et les tâches a ses particularités.
Cela signifie que lors du choix des outils de productivité, vous devrez identifier ceux qui s’adaptent le mieux à vos besoins.
Avec une organisation et un suivi appropriés, vous gagnerez en praticité et en agilité lors de la planification de posts, de la tenue de réunions, de la production de contenu et de la génération de rapports de réseaux sociaux et de marketing digital.
De cette façon, vous aurez même plus de temps libre pour prospecter des clients, démarrer de nouveaux projets et améliorer continuellement vos connaissances.
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Ainsi, avec lui vous pouvez :
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- Créer un calendrier visuel et intuitif il suffit de faire glisser et déposer les publications, de modifier les plages horaires et de visualiser les lacunes de contenu de manière graphique.
- Créer des flux de travail visuels attribuez des tâches, suivez les statuts (en production, en attente d’approbation, programmé) et maintenez l’équipe alignée.
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Cela rend tout le processus plus efficace pour les professionnels qui produisent leur contenu en interne.
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