En medio de la rutina acelerada de un Social Media, las herramientas de productividad se han convertido cada vez más en las mejores amigas de quienes desean realizar entregas con eficacia
Claro está que no hay una receta mágica que te haga productivo de la noche a la mañana, pero existen métodos que ayudan a aumentar tu rendimiento, teniendo en cuenta tus necesidades.
En este artículo, hemos seleccionado 8 técnicas y herramientas de productividad ideales para quienes son freelancers y desean organizar de manera más efectiva su rutina de trabajo.
Lo mejor de todo es que todas ellas cuentan con planes gratuitos y básicos que serán perfectos para tu presupuesto. ¡Vamos a ver!
Aplicaciones y métodos para gestionar tus tareas
Antes que nada, necesitamos aclarar que ser productivo no significa, necesariamente, hacer mucho en poco tiempo.
Es necesario entender que no todo el mundo consigue manejar, simultáneamente, muchas tareas y que la organización es esencial para quienes no quieren lidiar con la sensación de haber dejado servicios pendientes al final del día laboral.
De acuerdo con un estudio realizado por la Universidad de Utah, solo el 2,5% de las personas consiguen, de hecho, ser multitarea y realizar sus actividades con la eficacia necesaria.
Pero si no formas parte de ese grupo y estás incluido en el 97,5% que tiene dificultades para prestar atención a varias tareas al mismo tiempo, no hay problema.
Hemos seleccionado 8 herramientas de productividad que te ayudarán en la organización de tus actividades para que puedas establecer prioridades y mantener el enfoque durante tu jornada laboral.
Revisa cada una de ellas y entiende por qué son indispensables para una rutina más productiva:
- Get Things Done (GTD)
Creada por el consultor y experto en productividad David Allen, esta metodología reúne tácticas que ayudan, de manera sencilla, en el control de todas las tareas que deben ser realizadas a lo largo del día.
El objetivo principal del GTD es hacer que las personas “vacíen sus mentes” para que visualicen sus actividades cotidianas de forma racional y las gestionen a partir de eso.
Con esto, dejamos de pensar en todo al mismo tiempo y definimos con mayor facilidad cuáles son nuestras prioridades.
El GTD se realiza a través de cinco etapas que son esenciales para su eficacia:
Capturar todas las ideas que están en tu cabeza y registrarlas en un lugar que te ayude a recordarlas posteriormente, como un papel; Dirigir tu enfoque a la análisis de cada una de las tareas que capturaste para poder planificarlas de acuerdo con tus necesidades; Organizar las actividades en listas, teniendo en cuenta las características de cada demanda para entender qué debe ser hecho y en qué momento; Planificar lo que será hecho y definir prioridades, reflexionando sobre cómo funcionará el conjunto; Y, por último, se debe ejecutar con significado y realizar cada tarea enfocado en ese momento, sin preocuparte por obligaciones futuras.
No es de extrañar que el GTD se base en el concepto de “mente clara como el agua”. Con la ayuda de papel y lápiz o de aplicaciones de organización de tareas, puedes, fácilmente, hacer que las cosas sucedan en tu rutina.
- Todoist
¡Se acabó preocuparse por las tareas que tienes para hacer todos los días! Todoist hace exactamente lo que propone el GTD: saca las ideas de la cabeza y las organiza en listas que ayudan en tu planificación.
La propuesta de la aplicación es que recuerde todo por ti, permitiendo gestionar tus actividades en diferentes dispositivos, incluso estando offline.
Además de permitir que priorices tareas importantes y dirijas tu enfoque hacia ellas, Todoist también sigue el progreso de tu productividad a partir de la definición de objetivos diarios y semanales.
- Trello
Trello es una herramienta de productividad colaborativa, en la cual puedes organizar actividades y monitorear, de forma sencilla y visual, lo que debe ser hecho, las tareas en proceso y lo que ya se ha concluido.
Para ello, Trello separa tu lista en tableros y tus actividades en tarjetas, que pueden ser llenadas con checklists y ayudan a gestionar los plazos
Esta herramienta te permite, además, almacenar documentos importantes sobre tu proyecto desde tu computadora, Google Drive, DropBox, Box y OneDrive.
- Evernote
Por acumular muchas funciones en un solo lugar y proporcionar un manejo práctico, Evernote es el favorito entre las herramientas de productividad.
La aplicación no solo te permite organizar todo tu trabajo, sino que también ofrece espacio para almacenamiento de documentos, integración con otras aplicaciones y compartimiento de información.
Las notas ingresadas por el usuario se sincronizan en tiempo real, cuando hay conexión a internet, y pueden ser accedidas desde cualquier dispositivo.
- Pipefy
¿Quieres controlar todo tu flujo de trabajo y concentrar tus tareas en procesos completos y bien definidos? Entonces Pipefy es la aplicación correcta para ti.
El diferencial de esta herramienta es que te permite gestionar procesos específicos, relacionados con diferentes áreas de actuación, como marketing, ventas y finanzas.
En marketing de contenido, por ejemplo, ofrece un paso a paso para que no olvides ninguna etapa durante la producción de contenido para tus clientes.
Herramientas de productividad esenciales para gestionar tu tiempo A veces, podemos organizar todas nuestras tareas y, aun así, no tener el enfoque y el tiempo necesarios para ejecutarlas de la manera que planeamos.
Por eso, hemos seleccionado otras tres herramientas de productividad que también ofrecen paquetes gratuitos y pueden ayudar en el control de tu tiempo de trabajo:
- Rescue Time
Para que puedas gestionar tu tiempo de manera efectiva y encontrar formas de ser más productivo, primero debes entender cómo se dividen tus horas de trabajo entre las tareas importantes y la procrastinación.
Rescue Time es una de las herramientas de productividad que te ayuda en esta misión, ya que calcula el tiempo que gastas en sitios relacionados con tus actividades y con entretenimiento.
Al final del período de análisis, puedes visualizar cuánto rindes en tu jornada laboral y qué distracciones están creando barreras para una rutina de trabajo efectiva.
- Toggl
El monitoreo del tiempo también es un gran aliado para quienes desean descubrir cuántas horas gastan en cada proyecto y optimizar su flujo de trabajo.
Con la aplicación Toggl, es posible generar informes que indican cuánto tiempo se invirtió en cada tarea de tus clientes y tener la base necesaria para precificar tus servicios de acuerdo con tu esfuerzo.
- Pomodoro
Esta es una de las técnicas más eficientes cuando hablamos de herramientas de productividad y gestión del tiempo.
La propuesta del Pomodoro es que pases 25 minutos totalmente enfocado en la tarea que debes realizar y, posteriormente, tengas cinco minutos de descanso.
A pesar de parecer un tiempo corto para producir, logras concentrarte más en las actividades que son realmente importantes y controlar tus momentos de pausa, evitando distracciones muy largas.
Existen diversas herramientas de productividad que ayudan a gestionar tu tiempo mediante la técnica Pomodoro, como Tomato Timer y Pomello, que solo funciona sincronizado con Trello.
Vale recordar que cada método o aplicación para gestionar tiempo y tareas tiene sus particularidades.
Esto significa que, a la hora de elegir las herramientas de productividad, necesitarás identificar las que se adaptan con más facilidad a tus necesidades.
Con la debida organización y monitoreo, tendrás más practicidad y agilidad a la hora de planificar publicaciones, agendar reuniones, producir contenido y generar informes de redes sociales y marketing digital.
De esta manera, incluso conseguirás tener más tiempo libre para prospectar clientes, iniciar nuevos proyectos y mejorar tus conocimientos continuamente.
